Palmeira dos Índios instala software e agiliza andamento de processos

O que antes demorava mais de um mês, hoje é feito em até uma semana. Os processos de  compra nas diversas secretarias da Prefeitura de Palmeira dos Índios ganharam celeridade a partir da implantação pioneira de uma plataforma 100% digital e de alta tecnologia no ramo da
informação, o Sistema de Gestão de Processos Administrativos (Gespad).

Criado pelo Grupo Êxito Consultoria e Tecnologia em Gestão, o Gespad está em funcionamento em todos os órgãos ligados diretamente à Prefeitura e a implantação foi viabilizada pela Secretaria Municipal de Administração. Segundo explica o titular da pasta, Aerton Limeira, o sistema começou a ser implantado ainda em 2013 e neste ano atingiu todas as secretarias.

“É uma ferramenta importante que vem para somar aos esforços desta gestão em melhorar e facilitar o fluxo de informação e processos administrativos referentes à Prefeitura de Palmeira dos Índios. O Sistema Gespad é completamente digital, que nos faz pioneiros neste sentido, além de ser seguro e representar agilidade, visto que a demanda é grande no município”, diz Limeira.

O secretário acrescenta que o Gespad já é realidade em outras prefeituras alagoanas, mas somente em Palmeira dos Índios o processo de compra dispensa o uso de papel fazendo com que o fluxo da informação antes física passe a ser digital. Ele explica que, no Sistema, todas as informações referentes à compra ficam registradas, inclusive a autorização do secretário titular de cada pasta.

“Com o Sistema, o solicitante pode acompanhar todo o processo em tempo real. A ferramenta é avançada, de primeiro mundo. Todos os itens estão registrados no sistema e quando a secretaria for fazer solicitação, pode realizar uma consulta de saldo antes de realizar a compra, para saber se há saldo para aquela solicitação, realizando o pedido conforme determina a ata de registro, o trabalho do setor de compras é reduzido em 70% além de termos mais agilidade e segurança.”, completou Limeira.

O Gespad também agiliza o planejamento das secretarias e da própria gestão municipal, além de auxiliar a Prefeitura nos controles para não infringir a Lei de Responsabilidade Fiscal, pois os gastos são controlados pelo Setor de Compras.

“Com o Sistema, os trâmites ficaram mais rápidos. O que seria resolvido em 40 dias, agora é feito em 7 dias. O secretário ou responsável já analisa o pedido de onde estiver e vai registrando todos os passos no sistema. Através dele, o solicitante vê se o processo foi embargado, autorizado, negado ou se está em análise”, explicou o secretário.

Para Sara Souza, que é agente administrativo da Secretaria de Educação de Palmeira dos Índios, o Gespad facilitou o trabalho e tem agilizado os trâmites. A profissional se diz satisfeita e acredita que é um grande avanço na gestão municipal. “O sistema é bom pelo fato de ser rápido quando fazemos alguma solicitação, porque podemos acompanhar tudo por aqui mesmo, sem precisar tá com o processo pra lá e pra cá. O Sistema tem tudo pra facilitar nossas compras, nossas solicitações”, avaliou a servidora.

O Gespad também foi bem avaliado na Secretaria Municipal de Saúde. Para a profissional  Vanessa Barros, “a implantação do Sistema agilizou o andamento dos processos, com a facilidade das informações, no momento do acompanhamento do processo”.

“O processo virtual trouxe transparência nas informações, diferente do que ocorria com o processo físico. Caso exista algum problema no fluxo do processo, ele é identificado e corrigido com maior celeridade. A maior dificuldade na gestão pública é a morosidade. Com um sistema onde o processo é totalmente virtual, observamos que o tempo entre o lançamento do pedido e o fornecimento do produto foi reduzido, sendo a celeridade a maior qualidade deste sistema”, avaliou Vanessa Barros.

Com a implantação do sistema o município de Palmeira também está reduzindo gastos e melhorando o uso dos recursos públicos, uma vez que se tem uma ferramenta gerencial para avaliar as despesas.

Assessoria